Toma mejores decisiones financieras al cierre del ciclo escolar con tableros de control
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En este blog te explicamos cómo los tableros, o tableros de control, permiten a directivos y administradores tener información en tiempo real para mejorar la toma de decisiones financieras al final del ciclo escolar.
El reto financiero en el cierre del ciclo escolar
Autores como, Alpízar, M. y Lauchy, S. definen la gestión financiera “como el conjunto de diferentes acciones y procesos interrelacionados entre sí, que persiguen el objetivo de asegurarle a la organización, de manera eficiente y efectiva, el soporte financiero y material necesarios para su funcionamiento, controlando rigurosamente los recursos y empleándolos racionalmente”.
El cierre de un ciclo escolar representa uno de los momentos más críticos en la administración de una institución educativa. No solo se trata de cerrar evaluaciones o planear el siguiente ciclo, sino de tomar decisiones financieras acertadas que garanticen la estabilidad y el crecimiento de la escuela.
En las instituciones educativas de Latinoamérica, se carece de un registro de indicadores definidos que sirvan como un respaldo para la evaluación de los diversos procesos de administración escolar como son los estratégicos, operativos y de soporte, como consecuencia no se puede establecer cuál es el nivel de avance, retardando la fluidez de los datos, incrementando los costos y empleando más tiempo del necesario para la toma de decisiones.
Esto implica que muchas escuelas siguen operando con reportes desfasados, hojas de Excel y sin visibilidad clara de su situación.
¿Qué es un tablero de control escolar?
Los tableros de control escolar proporcionan visualización de datos en tiempo real, lo que permite una toma de decisiones más rápida e informada en todas las organizaciones.
En América Latina y México, el uso de tableros en la educación y las finanzas se han vuelto cada vez más importantes para la toma de decisiones. En la educación, los tableros proporcionan información desde datos financieros, hasta indicadores académicos o administrativos.
Los tableros también monitorean el gasto gubernamental, mostrando que la educación superior es el segundo mayor gasto educativo en México en 2023. En cuanto a las finanzas, los tableros son cruciales para el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) en las instituciones educativas.
Según un estudio de McKinsey, el uso de herramientas visuales como los tableros mejora la comprensión de datos en un 70%, lo que facilita la toma de decisiones colaborativas.
Un buen tablero incluye:
Reportes de ingresos y egresos en tiempo real.
Seguimiento de pagos de colegiatura.
Morosidad por grupo o nivel.
Comparativos mensuales o anuales.
Indicadores de eficiencia financiera.
Visualmente, un tablero permite ver la "foto completa" de la escuela sin tener que revisar múltiples hojas de Excel o documentos dispersos.
Todo desde el mismo tablero. Conoce más tipos de datos que puedes visualizar en un tablero para escuelas aquí.
Una de las decisiones financieras que podrías tomar:
De acuerdo con datos de la macroencuesta Statista Consumer Insights, un promedio del 38% de los encuestados en seis países de América Latina se imaginan llevando a cabo todas sus transacciones financieras exclusivamente en línea.
¡No te quedes atrás! Implementa pagos en línea.
¿Cómo implementar tableros en tu escuela?
a) Define tus indicadores clave
Antes de construir un tablero, decide qué necesitas medir: morosidad, ingresos por grado, pagos vencidos, gasto por categoría, etc.
b) Usa plataformas escolares que ya integren tableros
Evita reinventar la rueda: soluciones como Academic Analytics, incluye tableros financieros personalizables.
c) Automatiza la entrada de datos
Usa sistemas que capturen la información directamente desde pagos en línea, inscripciones o reportes contables.
d) Capacita a tu equipo
Los tableros no solo son para el contador: capacita al director, coordinadores y administrativos para que puedan tomar decisiones informadas.
Descubre los beneficios de implementar tableros en la administración escolar aquí.
El futuro de la administración escolar es estratégica
La educación no solo necesita pedagogía, también necesita gestión inteligente. Y los tableros permiten justamente eso: pasar de una administración reactiva a una basada en datos.
Las decisiones financieras del cierre de ciclo escolar son una oportunidad para planear, corregir y crecer.
¿Listo para transformar la administración financiera de tu escuela?
