En la búsqueda de renovar el sistema educativo, la tecnología ha jugado un papel crucial en la mejora de todos los aspectos del proceso académico. Tú mejor que nadie sabe que, en muchas ocasiones, el pago de colegiatura y diversas cuotas escolares, significa hacer largas filas y llenar formularios de solicitud manualmente. Todo esto resulta bastante frustrante y requiere mucho tiempo que, muchas veces, los padres o alumnos no tienen.
Por otro lado, constantemente las escuelas están bajo presión para rastrear y comunicarse con los padres de familia para proporcionar información que ayude a agilizar los pagos. Muchas escuelas buscan un sistema de control escolar rentable que pueda capturar datos de los estudiantes, automatizar, optimizar sus pagos de colegiaturas, mejorar la comunicación y generar informes completos en la web y dispositivos móviles. Aquí hay 5 pasos fáciles para que las escuelas mejoren el cobro de tarifas y reduzcan los costos:
1. Implementa el relleno de formularios en línea.
La tecnología se ha convertido en un aliado y ha cambiado de juego para las escuelas, colegios y universidades. Hoy en día, la implementación de herramientas tecnológicas es de suma importancia durante todo el ciclo de vida del estudiante, sobre todo si queremos asegurarnos de enriquecer la experiencia de la comunidad escolar. Las herramientas los ayudan a crear múltiples formularios, completar y registrar formularios y enviar documentos con solo unos pocos clics desde una misma plataforma.
Esto agiliza considerablemente el tema de cobros porque existe un registro actualizado en tiempo real que pueden consultar padre, alumnos y el personal administrativo de la institución.
2. Sé claro con toda la información referente a cuotas escolares.
Desde el principio del ciclo escolar, todas las escuelas en México deben informar a los tutores y estudiantes acerca de los costos totales que se asumen una vez dentro del centro educativo. Es importante de comunicar lo siguiente:
1. Inscripciones y reinscripciones (fechas)
2. Colegiaturas (el número total y las fechas)
3. Cobros de servicios extras: cursos de regularización o club de tareas, emisión de certificados y credenciales, exámenes extraordinarios, prácticas extracurriculares.
4. Calendarios de pagos
5. Cobros de materiales e inventario en caso de requerir
6. Transportes
7. Servicios de alimentos
Recuerda que esto evitará que, en el futuro, los padres de familia no estén informados de las cuotas que deben cubrir y las fechas en que deben hacerlo.
3. Prioriza la tranquilidad de los padres al implementar pagos seguros.
Actualmente, los sistemas de gestión escolar cuentan con sólidos mecanismos de seguridad financiera que permiten que el dinero recibido a través de estas ingrese a las cuentas y cajas de tu colegio sin fallas.
Los pagos en línea también les brindan seguridad y transparencia a los usuarios, además de darle la tranquilidad a los padres de familia que sus pagos estarán seguros y evitarán fraudes.
4. Seguimiento de tarifas automatizado
Paga todo tipo de cuotas en un ambiente seguro y protegido de acuerdo a tu conveniencia en web y dispositivos móviles. Los software de control escolar más completos permiten a las escuelas administrar y rastrear los pagos de tarifas y los montos pendientes de los estudiantes.
5. Pagos con tarjetas de crédito y débito.
Ya sea en la caja del instituto, el cajero automático de cualquier banco o en alguna tienda conveniencia, ahora son más las escuelas que no lo piensan mucho para que puedan hacerse pagos con terminales bancarias y con tarjetas de crédito o débito.
Para mantener un adecuado control de pagos, la comunicación con los responsables de cobros es algo que no podemos dejar a un lado, así como el hecho de que los padres de familia estén enterados de los costos totales y las fechas cuando matriculan a sus hijos. Así prevenimos malos entendidos, fugas de dinero y malas cuentas. Lograrlo es posible al buscar e invertir en herramientas de gestión que digitalizan y hacen más accesible cualquier proceso para la comunidad educativa.